Inleiding
In dit stuk worden de samenstelling en de taken van de werkgroep eredienst (WgE) beschreven.
Algemeen
De WgE werkt onder verantwoordelijkheid van de kerkenraad. Haar opdracht is tweeledig. Enerzijds dient de werkgroep een klankbord te zijn voor predikant en kerkenraad voor ideeën en gedachten ten aanzien van de erediensten. Voor deze aspecten vervullen alle leden ervan eenzelfde rol. Anderzijds organiseert de werkgroep allerlei praktische zaken, die in de breedste zin te maken hebben met een goede organisatie van de erediensten. En stuurt het uitvoeren daarvan aan.
De werkgroep maakt ‘kerkdienstenrooster’ voor het volgende jaar, waarin aangegeven: data, bijzonderheden (tijd van het jaar, speciale feestdagen, avondmaal) en liturgische kleur. Dit rooster is uitgangspunt voor de preekvoorziener degene die het orgelrooster maakt
N.B. De kostersdiensten worden buiten beschouwing gelaten. De commissie van beheer is daarvoor verantwoordelijk.
Niet alle bovengenoemde taken zullen door leden van de WgE leden zelf vervuld worden. De taken die uitsluitend in het uitvoerende vlak liggen zullen door gemeenteledenbuiten de WgE verricht worden
1. Personele organisatie
Gestreefd wordt naar een personele bezetting van de WgE van 4 personen.
- De voorzitter. De predikant is de voorzitter, leidt de vergaderingen en bepaalt met de secretaris de agenda.
- De secretaris. De secretaris is verantwoordelijk voor het bijeenroepen van de WgE vergaderingen, de verslaglegging van deze vergaderingen, en de contacten naar instanties buiten de WgE
Daarnaast onderhoudt zij de wekelijkse contacten met de (gast)predikanten, de organisten, de lectoren, de makers van de beamerpresentaties en de afspelers hiervan.
- De coördinator “muziek in de eredienst”. Dit lid is verantwoordelijk voor het organistenroosters. Zij houdt in overleg met de predikant contact met muziekgezelschappen die in de eredienst optreden. Zij beslist samen met de predikant over de keus en de instudeermogelijkheden van het lied van de maand.
- Lid van werkgroep
2. Taken van de WgE
2.1 Preekvoorziening
De taak van ”preekvoorziener” is ervoor te zorgen dat op iedere zondag en iedere andere christelijke feestdag waarop een kerkdienst plaatsvindt een predikant beschikbaar is. Dat betekent, dat er in overleg met de eigen predikant vastgesteld wordt, op welke dagen de eigen predikant voorgaat en voor welke dagen een gastpredikant moet worden uitgenodigd. Dit overleg vindt plaats in februari van het lopende jaar voor de diensten, die in het volgende jaar gehouden zullen worden. De afspraken hierover worden schriftelijk bevestigd. De “preekvoorziener” maakt daarvan een rooster voor het hele jaar en zorgt ervoor, dat dit rooster het hele jaar waarvoor het geldig is up to date blijft, d.w.z. dat de wijzigingen, die altijd in de loop van het jaar ontstaan, direct verwerkt worden. Hij/zij zorgt ervoor dat bij de scriba steeds een tot op het laatste moment bijgewerkt preekrooster ligt. Hij zorgt voor vervanging in voorkomende gevallen.
2.2 Wekelijks contact met de (gast)predikant voor de komende zondag
Iedere maandag voorafgaande van de desbetreffende zondag legt de coördinator contact met de ingeroosterde predikant over de komende dienst. De predikant ontvangt onze standaard liturgie en het lied van de maand. Ook wordt er aangegeven dat er ook plaatjes getoond kunnen worden op de beamer presentatie. Daarnaast wordt ook vermeld dat er een lector is en indien nodig een voorzanger. Predikant mag eigen inbreng hebben. Aan de (gast)predikant wordt dan gevraagd zo spoedig mogelijk een concept liturgie op te sturen. Dit concept wordt gecontroleerd, (eventueel na overleg met de cantor), op de zingbaarheid en speelbaarheid van de gevraagde liederen. Hierover wordt contact gelegd met de (gast)predikant en uit dit overleg ontstaat de definitieve liturgie. Deze wordt door de coördinator van deze dienst toegestuurd aan de organist, de lector, de coördinator diakenen, degene die verantwoordelijk is voor de beamer, de dienstdoende koster en degene die verantwoordelijk is voor het inrichten van de kerkruimte..
2.3 Organistenrooster
De opsteller van het organistenrooster maakt dit voor perioden van een jaar, aan de hand van een lijst van vaste organisten en gastorganisten. De vaste organisten regelen indien nodig zélf vervanging, vanuit een lijst met namen die bij hen bekend zijn. (Project)koren of andere muziekgezelschappen kunnen bij gelegenheid voor opluistering van de diensten zorgen.
2.4 Productie/afspelen beamerpresentaties
De verantwoordelijke voor het maken van de beamerpresentaties, maakt aan de hand van de gegevens van de orde van dienst de presentatie in PowerPoint. De orde van dienst ontvangt de beamerpresentator van de coördinator (gast-) predikant. Indien nodig een toelichting bij de collecten. Het materiaal voor de toelichting op de collecten word aangeleverd door de diaconie. De beamerman die het afspelen van de PowerPointpresentatie in de dienst verzorgt, zet de presentatie op een USB-stick. Voor de dienst start hij de beamer en computer in de kerk op en hij speelt in de dienst de presentatie af. Na de dienst worden computer er beamer afgesloten.
2.5 Lectoren en voorzangers
De kerk er beschikt over een aantal lectoren en voorzangers. De lectoren worden halfjaarlijks ingeroosterd. Bij verhindering wordt er onderling geruild. Eén keer in de ca. 2 jaar wordt een instructieavond voor de lectoren gehouden. Indien nodig zijn er voorzangers beschikbaar voor liederen die daarvoor in aanmerking komen. (Gast-)predikanten worden op de hoogte gebracht door de preekvoorziener van deze mogelijkheid. Predikanten wordt gevraagd ruim aan te geven dat ze een koorzanger nodig hebben.
2.6 Liturgisch ruimte
a. Liturgische bloemstukken voor bijzondere diensten.
Voor bijzondere diensten wordt een liturgisch bloemstuk gemaakt, waarvan de symboliek overeenkomt met het karakter van de dienst. De verantwoordelijke voor deze dienst overlegt met helpers uit de gemeente over het ontwerp van het bloemstuk., koopt de benodigde materialen in, stelt het bloemstuk samen en zorgt voor een passende uitleg erbij Voor bloemstukken voor de oecumenische diensten worden de kosten gedeclareerd bij de Raad van Kerken en voor de eigen diensten bij de penningmeester van het College van Kerkrentmeesters
b. Inrichting kerk
WGE is hier mede verantwoordelijk voor. Dit in zaken akoestiek, indeling van liturgisch gedeelte van de kerk. De Tafel – de lezenaar – de kansel – het doopvond – paaskaars.
c. Gedachtenisplek
Een gedeelte van de kerk waar in geval van overlijden een speciale tafel wordt neergezet. Hierop komen kaarsjes, gedicht en de rouwkaart, liefst met een foto van overledene te staan.
2.7 Laatste Zondag Kerkelijk jaar
De WgE coördineert deze dienst, waarin de overledenen van het afgelopen kerkelijk jaar worden herdacht en de dopelingen worden genoemd. De dienst is een zaak van de gemeente zelf, ambtsdragers hebben een grote rol in de dienst. Er word een liturgisch bloemstuk gemaakt, met plaats voor het aansteken van de kaarsjes.